Perché gestire e prendersi cura dei dati? Un ERP è un gestionale e come tale è costruito attorno ai dati. Pertanto, se i dati non vengono scelti, curati, selezionati a dovere, raramente un progetto ERP sarà funzionale e soddisfacente.
Continuano i consigli di NuBeTech sulle best practice da mettere in opera in fase di progetto per l’implementazione del gestionale aziendale. E sugli errori da evitare.
Data management: perché per gestire i dati devi gestire i TUOI dati
Un ERP (Enterprise Resource Planner) è un gestionale pensato per gestire e pianificare i dati aziendali. Non è solo gestirli, ma anche organizzarli. E per organizzarli bisogna dare loro un senso.
Un ERP gestisce i tuoi dati se tu sai gestire i tuoi dati
Sembra quasi tautologico, ma giova ripeterlo: un gestionale non è uno strumento magico. È un software che viene progettato e adattato da professionisti attorno ai dati per rispondere a esigenze e obiettivi di un’azienda.
Perciò, come abbiamo già avuto modo di ricordare altrove, prima di affrontare un progetto di implementazione o migrazione di un ERP bisogna chiarire la propria missione. Solo partendo da questo presupposto sarà possibile mettere mano ai propri archivi di informazioni e dare loro un ordine che risponda alla logica aziendale nel perseguimento (e raggiungimento) degli obiettivi.
Fare Data management significa conoscere i propri dati, le proprie esigenze, i propri obiettivi.
Sommersi da mille dati
Probabilmente non ce ne rendiamo conto ma ogni giorno produciamo e immagazziniamo quantità di informazioni inimmaginabili. Esiste una parola che descrive precisamente questa situazione di accumulo, di “circolazione di una quantità eccessiva di informazioni” (cit. Treccani): infodemia.
E l’infodemia, credeteci, è uno dei peggiori nemici del vostro ERP. Potrà sembrare che tutte le informazioni servano: in realtà sembrano necessarie informazioni superflue che rischiano di “sporcare” la lettura e l’analisi delle informazioni e, soprattutto, di distrarre la vostra attenzione.
Forse è il caso di “ripulire” il vecchio database
Un esempio pratico?
Quando traslocate da una casa vecchia a una nuova, portereste via tutto, compresi mobili che non stanno nel nuovo appartamento, abiti che non usate più, volantini scaduti del vecchio quartiere? Risposta: no.
Ecco, cercare di progettare un gestionale che gestisca tutti i dati vecchi, compresi quelli superati o ridondanti sarebbe la stessa identica cosa. Con relativo spreco di tempo e risorse.
Per evitare di venirne travolti, quindi, è sempre il caso di organizzare le informazioni in diverse tipologie ed individuarne la funzionalità ed, eventualmente, la priorità.
Less is more
Il consiglio è di prendere coraggio e affrontare i database aziendali. È un’ottima occasione per fare pulizia nei dati provenienti dal vecchio gestionale o dal sistema di archiviazione precedente.
All’inizio potrà sembrare faticoso; in realtà è un’attività che ha diversi vantaggi:
- individuare i dati utili ai propri obiettivi aziendali;
- scremare quelli superflui
- individuare il corretto flusso delle informazioni;
- permette di fare chiarezza sui propri obiettivi;
- aiuta a conoscere (o ricordare) lo storico aziendale;
- consente di progettare l’architettura più funzionale per il nuovo ERP;
- infine, ultimo ma non ultimo, fa risparmiare tempo e denaro rispetto alle lungaggini che portano i tentativi (spesso vani) di inserire tutti i dati ereditati dal vecchio gestionale in quello nuovo.
Metti ordine nei tuoi dati
Insomma: è il solito discorso della qualità che è preferibile alla quantità, in salsa data management.
Perciò il consiglio di NuBeTech è: KNOW YOUR DATA!