Cambiare il gestionale è un evento segnante nella vita di un’azienda. Significa modificare tutte le abitudini e rinnovare le procedure. Quali le best practice e quali gli errori da evitare per la piena riuscita di un progetto di cambio ERP (Enterprise Resource Planning)? Ecco il terzo consiglio di NuBeTech.

Cambiare ERP è come traslocare

Cambiare ERP è come traslocare: facile a dirsi –anche perché entusiasmante, ammettiamolo – ma più complesso a farsi. Perché?

Perché significa letteralmente traslocare tutti i dati in una nuova casa (il software), con spazi diversi (l’organizzazione operativa) dove inserire i propri mobili (i dati), magari anche fatti su misura (app, addon, personalizzazioni). E bisogna istruire anche tutta la famiglia (gli user in azienda).

Come affrontare quindi un cambiamento vitale di tale portata senza che diventi un trauma? È necessario progettare con giusto anticipo e con chiarezza di visione. Ed essere pronti a gestire il cambiamento.

Ecco, quindi, qualche consiglio di change management, per progettare al meglio il trasloco della propria impresa.

La pianificazione

Esattamente come per un trasloco bisogna pianificare tutte le mosse chiarendo la propria visione.

Ad esempio, è fondamentale individuare quali sono i nuovi spazi desiderati e quante e quali stanze saranno necessarie nei nuovi ambienti. Per esempio, sempre tenendo il paragone con la casa, se in famiglia ci sono quattro o più persone sarà bene progettare due o tre camere da letto.

Così, per il nuovo gestionale bisognerà individuare quali sono le aree aziendali che saranno interessate dall’uso del gestionale, sia quelle che già lo usano (che andranno incontro ad un cambiamento di strumento) sia quelle che ancora non lo usavano (e che quindi dovranno gestire non solo l’approccio con il nuovo ERP ma anche con un cambio di mentalità di lavoro).

Senza questo tipo di pianificazione il rischio è di avere un progetto sotto o sovradimensionato, con evidenti ricadute non solo operative ma anche economiche e di tempo.

La formazione

Immaginiamo che la casa nuova sia tutta governata dalla domotica, con una lavastoviglie ultimo modello e piano cottura ad induzione wifi. Tuttavia, la famiglia è abituata a lavare i piatti a mano o ad usare il fornello a gas. Come pensate che sarà l’approccio a questi nuovi elettrodomestici?

Le alternative sono due: o leggere i libretti di istruzioni oppure mangiare scatolette e lavare a mano.

La risposta è scontata: leggere le istruzioni. Similmente, sarà necessario fare formazione agli user, vecchi e nuovi, che dovranno gestire il nuovo ERP.

Questo passaggio è fondamentale e – attenzione! – dovrà essere fatto durante tutta la fase di progettazione ed implementazione, non soltanto a Go live (ovvero il passaggio effettivo dal vecchio al nuovo sistema ERP) avvenuto.

Il training deve essere proposto agli utilizzatori del gestionale sì per formarli ma anche per un confronto sulle effettive necessità operative: un approccio collaborativo aiuta nel definire i dettagli del progetto e prevenire l’insorgere di problemi nel cambio del gestionale.

L’infrastruttura e i dati

Prima di trasferirsi è sempre buona prassi verificare che non ci siano danni strutturali nella nuova abitazione: impianto elettrico, idraulico, il tetto, e così via.

Parimenti è necessario verificare che l’infrastruttura su cui girerà il nuovo ERP sia correttamente dimensionata e performante. Immaginate un gestionale di nuova generazione che gira su un server di 15 anni fa. O un sistema di remote working, oggi, gestito senza l’appoggio delle tecnologie cloud.

È fondamentale fare quindi una valutazione approfondita della propria infrastruttura. Ed eventualmente adeguarla alle dimensioni del progetto desiderato.

Prima di traslocare di solito si progetta come verranno arredate le stanze: quali mobili spostare, dove metterli e come usarli. Così, nel processo di analisi progettuale, dopo aver individuato la nuova struttura (la casa), le aree aziendali e gli user (gli abitanti e le loro competenze), dopo aver verificato le infrastrutture (la solidità e la conformità dell’impiantistica) è il caso di decidere quali dati migrare nel nuovo gestionale (i mobili), in un processo di reciproco adattamento tra informazioni necessarie e la ratio con cui è stato progettato il nuovo ERP.

TEST

Ultimo ma non ultimo, in fase di trasloco una parte da non trascurare mai è la cura nell’imballaggio, che evita rotture e danneggiamenti di tutto ciò che viene trasportato.

Ugualmente in un progetto ben pianificato è buona cosa non dimenticarsi mai di fare regolarmente dei test, per verificare il funzionamento del nuovo sistema gestionale e della corretta migrazione dei dati.

Queste sono alcune delle best practice grazie alle quali potrete affrontare seriamente e serenamente un progetto migrazione. Per altri consigli, NuBeTech è a vostra disposizione.

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